Automatisering voor het mkb: begin bij kleine, saaie taken

Herken herhaling

Houd een week bij welke taken je herhaaldelijk doet. Stel bij elke taak drie vragen:

• Gebeurt dit regelmatig, op dezelfde manier?
• Volgt het vaste regels?
• Gaat het van het ene systeem naar het andere?

Drie keer ja? Dan is het een kandidaat voor automatisering.

Voorbeelden

• Een aanvraag via je website komt automatisch in je CRM of planning.
• Een betaalde factuur wordt automatisch gemarkeerd in je administratie.
• Nieuwe bestellingen komen in een overzicht voor de inpak.
• Bestanden van een project krijgen automatisch een vaste mapstructuur.
• Een agenda-afspraak stuurt automatisch een herinnering.

Tools

Veel softwarepakketten hebben ingebouwde automatisering. Ook zijn er koppelplatforms die verschillende diensten aan elkaar verbinden zonder dat je hoeft te programmeren. Voor complexere situaties kan een klein maatwerkscript de oplossing zijn. Kies het eenvoudigste dat werkt.

Begin klein

Kies één taak die vaak voorkomt en weinig risico heeft. Automatiseer die, test hem een paar weken en kijk wat het oplevert. Daarna de volgende. Zo leer je wat werkt in jouw bedrijf zonder alles tegelijk te veranderen.

Let op privacy

Bij automatisering gaan gegevens vaak tussen systemen. Weet welke persoonsgegevens waar terechtkomen, en zorg voor verwerkersovereenkomsten met de diensten die je gebruikt. Stuur niet meer gegevens door dan nodig.

Foutafhandeling

Wat gebeurt er als een koppeling faalt? Zorg dat je een melding krijgt en dat er niets stilletjes verloren gaat. Een automatisering die zonder dat je het weet stopt, is soms erger dan geen automatisering.

Documenteer

Schrijf op wat er geautomatiseerd is, met welke tool en wie er toegang toe heeft. Als iemand anders het moet overnemen, of als er iets verandert in een van de systemen, scheelt dat veel zoekwerk.

AI als hulpje

AI-tools kunnen helpen met taken die minder strak zijn, zoals een eerste versie van een tekst, een samenvatting of het sorteren van berichten. Gebruik ze als hulp, niet als eindverantwoordelijke, en controleer het resultaat. Lees ook ons artikel over AI-tools in het mkb.

Wat levert het op?

Tijd, minder fouten en minder frustratie. Vooral dat laatste wordt vaak onderschat: werk dat niemand leuk vindt, wordt vergeten of uitgesteld. Als het vanzelf gaat, heb je meer ruimte voor werk dat aandacht nodig heeft.

Documenteer eerst het proces

Voordat je iets automatiseert, schrijf je op hoe het proces nu verloopt. Welke stappen zijn er, wie doet wat, en waar gaat het weleens mis? Vaak blijkt dan al dat een stap overbodig is of slimmer kan. Automatiseer daarna het verbeterde proces, niet het oude.

Let op uitzonderingen

Automatiseringen werken goed voor de standaardgevallen. Bedenk vooraf wat er moet gebeuren bij uitzonderingen: een factuur met een afwijkend bedrag, een formulier dat half is ingevuld, een klant die twee keer bestelt. Zorg dat zulke gevallen bij een mens terechtkomen.

Afhankelijkheden

Een automatisering die afhangt van één persoon die weet hoe het werkt, is kwetsbaar. Leg vast welke koppelingen er zijn, welke accounts ze gebruiken en wat je moet doen als iets stopt. Controleer ook af en toe of alles nog draait, want koppelingen kunnen stilletjes stoppen na een update van een van de systemen.

Klein beginnen

Kies één taak die vaak terugkomt, automatiseer die en kijk na een maand of het tijd scheelt. Daarna ga je naar de volgende stap.

Privacy

Let bij koppelingen op welke persoonsgegevens tussen systemen worden uitgewisseld.

Kort samengevat: houd een week bij welke handelingen je steeds herhaalt, kies daaruit één taak die vaak voorkomt en weinig risico heeft, en automatiseer alleen die. Evalueer na een maand of het werkt voordat je de volgende stap zet.

FilmForge helpt mkb'ers met websites en automatisering. Heb je een taak die je wilt automatiseren? Neem contact op.

Hulp nodig?

FilmForge is een ICT-bedrijf in Voorthuizen. We bouwen websites, webshops en webapplicaties, helpen met hosting, beveiliging en onderhoud en geven IT-ondersteuning op afstand of op locatie, voor ondernemers in Barneveld, Amersfoort, op de Veluwe en in de rest van Gelderland. Twijfel je over de aanpak voor jouw situatie? Bel of app gerust, dan denken we eerst vrijblijvend mee over wat past bij je bedrijf en budget.

Bekijk onze diensten, lees de veelgestelde vragen of neem contact op.

Veelgestelde vragen over automatisering voor het mkb

Lees ook

• Microsoft 365 of Google Workspace: hoe kies je?
• Wifi en netwerk op kantoor: een stabiele basis
• Software-updates en onderhoud: waarom uitstellen riskant is

Vertel wat je
wilt bereiken

Mail je aanvraag naar daniel@filmforge.nl of bel 06 22 88 44 63. Je krijgt een voorstel op maat.