Microsoft 365 of Google Workspace: hoe kies je?

Wat ze gemeen hebben

Beide pakketten bieden:

• zakelijke e-mail op je eigen domein;
• gedeelde agenda's;
• tekstverwerking, spreadsheets en presentaties;
• opslag in de cloud met delen en samenwerken;
• videovergaderen;
• beheer van gebruikers en beveiliging.

Microsoft 365

Microsoft 365 is sterk als je team al gewend is aan Word, Excel en Outlook, en met de desktopprogramma's wil blijven werken. Veel klanten en leveranciers sturen Office-bestanden. Die openen zonder conversie. Teams is een uitgebreide omgeving voor chat en vergaderen. Voor complexe Excel-bestanden met macro's is Microsoft vaak de logische keuze.

Google Workspace

Google Workspace is van oorsprong browsergebaseerd. Samen tegelijk in een document werken gaat erg soepel, en de omgeving voelt voor veel mensen eenvoudig aan. Wie al Gmail en Google Drive privé gebruikt, voelt zich snel thuis. Ook kantoorbestanden van Microsoft kun je openen en bewerken.

Vragen om te stellen

• Met welke programma's werkt je team nu en waar zijn ze aan gewend?
• Welke bestanden wisselen je klanten en leveranciers uit?
• Werk je veel in de browser of liever in desktopprogramma's?
• Welke andere software gebruik je, en met welk pakket koppelt die beter?
• Hoe belangrijk zijn geavanceerde beheer- en beveiligingsfuncties?

Beveiliging

Beide bieden tweestapsverificatie, beheer van apparaten en beveiligingsinstellingen. Belangrijker dan de keuze tussen de twee is dat je ze goed instelt: 2FA voor iedereen, sterke wachtwoorden, beperkte beheerdersrechten en controle op delen met externen.

Back-ups

Ook in de cloud kun je gegevens kwijtraken, bijvoorbeeld door een fout of een gehackt account. Overweeg een aparte back-up van e-mail en bestanden. Lees ons artikel over de 3-2-1-regel.

Overstappen

Overstappen van het ene naar het andere pakket kan, maar vraagt planning: e-mail, agenda's en bestanden moeten verhuizen en DNS-instellingen aangepast worden. Doe het bij voorkeur in een rustige periode en test vooraf met een paar gebruikers.

Kosten

Beide werken met een prijs per gebruiker per maand, met verschillende abonnementen. Vergelijk de abonnementen op de functies die je echt gebruikt. Prijzen veranderen geregeld. Kijk op de websites van de aanbieders zelf.

Conclusie

Overstappen

Overstappen van het ene naar het andere pakket kan, maar vraagt planning. Mailboxen, agenda's, contacten en bestanden moeten worden overgezet, en je team moet wennen aan andere software. Plan zo'n overstap in een rustige periode en reserveer tijd voor uitleg.

Beveiliging instellen

Welk pakket je ook kiest, de standaardinstellingen zijn niet altijd de veiligste. Zet tweestapsverificatie aan voor alle gebruikers, beperk beheerrechten tot wie ze echt nodig heeft en controleer met wie bestanden extern gedeeld worden. Lees wachtwoorden en tweestapsverificatie.

Back-ups

Beide pakketten slaan je gegevens in de cloud op, maar dat betekent niet automatisch dat je een volledige back-up hebt. Een verwijderd bestand of een versleutelde map kan na een bepaalde periode echt weg zijn. Overweeg een aparte back-up. Lees back-ups voor het mkb.

Proberen

Beide aanbieders bieden proefperiodes. Laat een paar collega's een week met het pakket werken voordat je beslist.

Waar werk je nu al mee?

Kijk naar de software die je dagelijks gebruikt. Werkt je boekhoudpakket, CRM of planningstool beter samen met het ene of het andere pakket? Werk je veel met klanten of partners die een bepaald pakket gebruiken, dan kan het handig zijn om aan te sluiten. Ook de gewoontes van je team tellen mee: een pakket dat mensen al kennen, vraagt minder uitleg.

Licenties

Controleer welke licentie elke medewerker echt nodig heeft.

Kort samengevat: laat de keuze afhangen van de programma's die je team al dagelijks gebruikt en van de bestanden die klanten aanleveren. Probeer beide pakketten een paar weken met een klein deel van het team en vergelijk dan pas de ervaringen.

Er is geen absolute winnaar. Kies wat past bij je team, je klanten en je andere software, en richt het daarna zorgvuldig in. FilmForge biedt IT-ondersteuning bij keuze, inrichting en overstap. Neem contact op.

Hulp nodig?

FilmForge is een ICT-bedrijf in Voorthuizen. We bouwen websites, webshops en webapplicaties, helpen met hosting, beveiliging en onderhoud en geven IT-ondersteuning op afstand of op locatie, voor ondernemers in Barneveld, Amersfoort, op de Veluwe en in de rest van Gelderland. Twijfel je over de aanpak voor jouw situatie? Bel of app gerust, dan denken we eerst vrijblijvend mee over wat past bij je bedrijf en budget.

Bekijk onze diensten, lees de veelgestelde vragen of neem contact op.

Veelgestelde vragen over Microsoft 365 of Google Workspace

Lees ook

• Wifi en netwerk op kantoor: een stabiele basis
• Software-updates en onderhoud: waarom uitstellen riskant is
• Website vernieuwen zonder je vindbaarheid te verliezen

Vertel wat je
wilt bereiken

Mail je aanvraag naar daniel@filmforge.nl of bel 06 22 88 44 63. Je krijgt een voorstel op maat.